業務処理を効率化しようと思ったときに必要になってくるのが、業務フローの理解です。
どの部署でどのように書類が作成され、
どこで誰のチないですェックを受けていくのかという部分を見える化しておくことが重要になります。
マニュアルなどがあると、業務引継ぎや、何かあった時の対応が非常にスムーズです。
マニュアルにないことはトップが判断し、マニュアルにあるものは、現場で解決できるので、
行動指針にもなります。
実際はマニュアル化されていない部分で問題が発生することが多いのですが、
そこはやりながら改善していくしかありません。
売上関係であれば、ざっくりといくと、下記の業務があると思います。
①営業担当が顧客にセールス
②営業が見積もり提案（金額によっては上司のチェック）
③顧客から注文
④契約書または注文書の作成、受領
⑤契約書内容のチェック、確認
⑥商品の発送などのため、注文書を配送管理部門にまわす
⑦顧客に納品し、納品書を受領
⑧納品書を経理部門にまわす
⑨請求書の作成、発送
⑩入金の確認
本当にざっくりと書いていますが、
いつ、だれが、どの書類を作成しチェックしているのか、
ここを明確にできると業務を人に任せていくことができます。
小規模な事業者であれば、営業は自分で担当していくと思いますので、
⑧以降はアウトソースすることができます。
契約書や納品書などがあれば、
そこから請求書を作成し、発送し、入金確認することは自分でやらなくてもできます。
バックオフィスに掛ける時間をアウトソースまたは従業員に任せるすることで、
次に営業にいく時間、今後の経営方針を考える時間をつくることができます。
もちろん、自分でやっても仕事が回るのであればいいのですが、
自分の価値を出せる仕事に集中していくというのが、
会社を成長していくために必要になってくると思います。
上手く人に任せられない場合に考えられるのが、
仕組やマニュアルがないからです。
チェックのタイミングや、いつ何をするのか、などがルール化されていると人に任せることができてきます。
そのためにも、まずは業務の流れを一度把握し、見える化してみてください。